Read More

Kebijakan Kepala Sekolah

Latar Belakang

Pendidikan merupakan suatu sistem yang mempunyai komponen yang saling terkait untuk mencapai suatu tujuan. Salah satu komponen dari sistem pendidikan adalah sumber belajar yang dapat dipergunakan dalam proses kegiatan belajar mengajar. Kegiatan belajar mengajar memerlukan interaksi dengan sumber belajar. Agar diperoleh hasil yang maksimal dengan tingkat interaksi yang tinggi, maka proses interaksi perlu dikembangkan secara sistematik.

Perpustakaan sebagai lembaga penyedia ilmu pengetahuan dan informasi mempunyai peranan yang signifikan terhadap lembaga induk serta masyarakat penggunanya. Demikian halnya di dalam lingkungan pendidikan seperti sekolah. Perpustakaan sekolah merupakan pusat sumber ilmu pengetahuan dan informasi yang berada di sekolah, baik tingkat dasar sampai dengan tingkat menengah. Perpustakaan sekolah harus dapat memainkan peran, khususnya dalam membantu siswa untuk mencapai tujuan pendidikan di sekolah. Untuk tujuan tersebut, perpustakaan sekolah perlu merealisasikan misi dan kebijakannya dalam memajukan masyarakat sekolah dengan mempersiapkan tenaga pustakawan yang memadai, koleksi yang berkualitas serta serangkaian aktifitas layanan yang mendukung suasana pembelajaran yang menarik.

Peran perpustakaan sekolah sangatlah signifikan dalam mencerdaskan masyarakat penggunanya, khususnya dalam mencetak siswa berprestasi. Peran perpustakaan akan maksimal jika didukung oleh pihak sekolah (kepala sekolah). Fasilitas perpustakaan sekolah yang baik, membuat siswa bisa dan terbiasa belajar dengan baik. Sinergi antara siswa dan pustakawan, akan berbuah prestasi bagi siswa serta kinerja yang baik bagi pustakawan. Dengan koleksi uptodate yang terus berganti, siswa menjadi kaya akan wawasan, ilmu pengetahuan, informasi, tidak gaptek serta menjadi siswa pintar yang mempunyai segudang prestasi. Siswa yang senang dan sering memanfaatkan perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi dan ilmu pengetahuan, akan terbantu dalam mewujudkan prestasi dan cita-cita pendidikannya.

Rumusan Masalah

1.        Bagaimana mengoptimalkan perpustakaan sekolah sebagai media pendidikan ?

2.         Apakah peran perpustakaan terhadap pelaksanaan program pendidikan di sekolah ?

3.         Bagaimana cara agar perpustakaan sekolah dapat meningkatkan mutu pendidikan di sekolah ?

4.        Bagaimana cara pemberdayaan koleksi di perpustakaan sekolah sebagai media pembelajaran siswa demi menunjang pendidikan di sekolah ?

Pembahasan

1.    Cara mengoptimalkan perpustakaan sekolah sebagai media pendidikan

Ditinjau secara umum, perpustakaan itu sebagai media pendidikan karena dijadikan sebagai pusat belajar sebab kegiatan yang paling tampak pada setiap kunjungan siswa adalah belajar, baik belajar masalah-masalah yang berhubungan langsung dengan mata pelajaran yang diberikan di kelas, maupun buku-buku lain yang tidak ada hubungannya dengan mata pelajaran. Akan tetapi apabila ditinjau dari sudut tujuan siswa mengunjungi perpustakaan, maka ada yang tujuannya untuk belajar, ada yang tujuannya untuk berlatih menelusuri buku-buku perpustakaan, ada yang tujuannya untuk memperoleh informasi, bahkan mungkin ada juga murid yang mengunjungi perpustakaan dengan tujuan hanya sekedar untuk mengisi waktu senggangnya atau sifatnya rekreatif.

Dengan visi ke depan, perpustakaan hendaknya siap pula menjadi media pendidikan dan pusat sumber informasi dalam arti sebenarnya. Oleh karena itu, apabila kita menyebut pusat sumber informasi hendaknya kita tafsirkan sebagai perpustakaan yang berkembang lebih lanjut dengan fungsi-fungsi baru tersebut. Perkembangan konsep pusat sumber informasi adalah perpaduan antara fungsi perpustakaan dan pusat multimedia untuk menunjang kegiatan belajar mengajar sasaran didik tertentu dalam suatu lembaga pendidikan, baik formal (sekolah, diklat) maupun nonformal (masyarakat).

Pusat sumber informasi tidak hanya bermanfaat untuk membantu proses pendidikan dan pembelajaran di sekolah dan lembaga diklat tetapi juga lembaga lain, sepanjang berurusan dengan proses pendidikan dan pembelajaran di masyarakat pada umumnya. Perlu dicatat, bahwa perpustakaan sebagai media pendidikan masa kini tidak hanya memiliki koleksi buku-buku, melainkan juga berupa perangkat untuk penyajian bahan melalui CD, VCD, CD-ROM, dan sebagainya sejalan dengan perkembangan teknologi informasi. Demikian juga koleksi rekaman film tentang flora dan fauna, dokumentasi sejarah, kelautan, kehutanan, dan sebagainya. Sejalan dengan kemajuan teknologi informasi, perpustakaan di sekolah  juga bisa berfungsi lebih dari sekedar tempat simpan pinjam bahan pustaka ditambah ruang baca belaka. Perpustakaan modern bisa berfungsi sebagai penyelenggara berbagai forum penerangan dan pembahasan tentang masalah-masalah aktual, antara lain melalui penyelenggaraan diskusi panel, seminar, simposium, lokakarya, dan sebagainya. Perpustakaan sekolah bias juga dapat menyelenggarakan acara pameran buku, pemutaran film, perkenalan dengan pengarang dan sastrawan nasional maupun local untuk menumbuhkan minat baca para siswa.

2.      Peran perpustakaan terhadap pelaksanaan program pendidikan di sekolah

Perpustakaan sebagai sarana yang dikembangkan oleh pemerintah yang pengelolaannya diserahkan kepada pemerintah daerah ataupun lembaga pendidikan tentu memiliki pengaruh yang sangat besar terhadap perkembangan pendidikan. Karena perpustakaan telah menyediakan buku yang menunjang dalam proses pendidikan dan peningkatan pengetahuan terhadap peserta didik pada khsususnya dan masyarakat luas pada umumnya. Perpustakaan sesuai dengan tujuan fungsinya yang sejalan dengan fungsi dan tujuan pendidikan yaitu untuk menamkan nilai luhur dan mendewasakan seorang anak, membantu proses pendidikan yang sedang berlangsung karena perpustakaan merupakan sarana pendidikan, dan merupakan salah satu tujuan pendidikan yaitu tujuan perantara. Dengan adanya perpustakaan peserta didik dapat terbantu dalam mencari buku-buku yang diperlukan dalam kegiatan belajar atau melakukan obyek kajian terhadap suatu buku, hal inilah yang menjadi tujuan perantara tersebut yaitu sarana untuk memberikan informasi kepada peserta didik untuk membantu proses perkembangan intelejen peserta individu.

Bila diperhatikan secara jenih, maka perpustakan sekolah sesungguhnya memberikan sumbangan terhadap pelaksanaan program pendidikan di sekolah. Sumbangan / peranan perpustakaan antara lain :

·      Perpustakaan merupakan sumber ilmu pengetahuan dan pusat kegiatan belajar.

·      Perpustakaan merupakan sumber ide-ide baru yang dapat mendorong kemauan para siswa untuk dapat berpikir secara rasional dan kritis serta memberikan petunjuk untuk mencipta.

·      Perpustakaan akan memberikan jawaban yang cukup memuaskan bagi para siswa, sebagai tuntutan rasa keingintahuan terhadap sesuatu, benar-benar telah terbangun.

·      Kumpulan bahan pustaka (koleksi) di perpustakaan memberikan kesempatan membaca bagi para siswa yang mempunyai waktu dan kemampuan yang beraneka ragam.

·      Perpustakaan memberikan kesempatan kepada para siswa untuk mempelajari cara mempergunakan perpustakaan yang efisien dan efektif.

·      Perpustakaan akan membantu para siswa dalam meningkatkan dalam kemampuan membaca dan memperluas perbendaharaan bahasa.

·      Perpustakaan dapat menimbulkan cinta membaca, sehingga dapat mengarahkan selera dan apresiasi siswa dalam pemilihan bacaan.

·      Perpustakaan memberikan kepuasan akan pengetahuan di luar kelas.

·      Perpustakaan merupakan pusat rekreasi yang dapat memberikan hiburan yang sehat.

·      Perpustakaan memberikan kesempatan kepada para siswa dan guru untuk mengadakan penelitian.

·      Perpustakaan merupakan batu loncatan bagi para siswa untuk melanjutkan kebiasaan hidup membaca di sekolah yang lebih tinggi.

·      Kegairahan / minat baca siswa yang telah dikembangkan melalui perpustakaan sangat berpengaruh positif terhadap prestasi belajarnya.

·      Bila minat membaca sudah tumbuh dan berkembang pada diri siswa, maka perpustakaan juga dapat mengurangi jajan anak, yang ini biasanya dapat berpengaruh negatif terhadap kesehatan anak.

3.    Cara agar perpustakaan sekolah dapat meningkatkan mutu pendidikan di sekolah

       Tujuan utama penyelenggaraan perpustakaan sekolah adalah meningkatkan mutu pendidikan bersama-sama dengan unsur-unsur sekolah lainnya. Sedangkan tujuan lainnya adalah menunjang, mendukung, dan melengkapi semua kegiatan baik kurikuler, ko-kurikuler dan ekstra kurikuler, di samping dimaksudkan pula dapat membantu menumbuhkan minat dan mengembangkan bakat murid serta memantapkan strategi belajar mengajar. Dalam dunia pendidikan, buku terbukti berdaya guna dan bertepat guna sebagai salah satu sarana pendidikan dan sarana komunikasi. Dalam kaitan inilah perpustakaan dan pelayanan perpustakaan harus dikembangkan sebagai salah satu instalasi untuk mewujudkan tujuan mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan merupakan bagian yang vital dan besar pengaruhnya terhadap mutu pendidikan dan pengajaran.  

       Perpustakaan sekolah harus dapat memainkan peran, khususnya dalam membantu siswa untuk mencapai tujuan pendidikan di sekolah. Untuk tujuan tersebut, perpustakaan sekolah perlu merealisasikan misi dan kebijakannya dalam memajukan masyarakat sekolah dengan mempersiapkan tenaga pustakawan yang memadai, koleksi yang berkualitas serta serangkaian aktifitas layanan yang mendukung suasana pembelajaran yang menarik. Dengan memaksimalkan perannnya, diharapkan perpustakaan sekolah bisa mencetak siswa untuk senantiasa terbiasa dengan aktifitas membaca, memahami pelajaran, mengerti maksud dari sebuah informasi dan ilmu pengetahuan, serta menghasilkan karya bermutu. Sehingga pada akhirnya prestasi pun relatif mudah untuk diraih.

       Dalam membantu siswa untuk menghasilkan karya yang bermutu, perpustakaan tidak bisa bekerja sendiri. Dukungan sekolah, terutama melalui kebijakan pimpinan (kepala sekolah), akan memperlancar tugas/kebijakan yang akan dijalankan oleh pengelola perpustakaan sekolah. Tugas perpustakaan dalam memajukan masyarakat sekolah melalui ilmu pengetahuan dan informasi harus diwujudkan secara efektif dan efisien. Masyarakat sekolah yang menjadi sasaran perpustakaan, mulai dari pihak manajemen sekolah, guru, siswa, pihak orang tua, dan segenap warga sekolah yang lain harus menjadi pintar dengan adanya perpustakaan sekolah. Khususnya siswa, yang menjadi obyek dari pada pembelajaran dan pengajaran, harus dikenalkan betapa pentingnya manfaat dari perpustakaan sekolah. Masyarakat sekolah yang sadar dengan kehadiran perpustakaan akan mewujudkan masyarakat yang gemar membaca/reading society.

       Istilah long life education juga harus tertanam betul dan diaplikasikan dalam kehidupan siswa sehari-hari. Terutama menanamkan akhlak/ nilai-nilai yang baik pada siswa. Perpustakaan dapat mengajarkannya tentang rasa tanggungjawab dalam meminjam dan menjaga koleksi dari kerusakan/hilang, membiasakan aktifitas membaca dalam mengisi jam istirahat, serta kebiasaan baik lain yang tercermin dalam tata tertib maupun peraturan perpustakaan. Pihak sekolah berkewajiban mem-backup peraturan yang dikeluarkan oleh perpustakaan. Diharapkan dengan penanaman akhlak/nilai-nilai yang baik ini, siswa dapat lebih bertanggungjawab dalam kehidupan sosialnya, menjadi taat pada orang tua dan bapak ibu guru, serta menjadi warga masyarakat yang bermanfaat bagi lingkungan sekitarnya.

       Karya yang bermutu dan prestasi hanya bisa diraih dengan adanya kemauan dan kebiasaan siswa untuk terus belajar, lewat membaca di perpustakaan sekolah. Kegemaran membaca yang sudah terbudaya di kalangan siswa, harus diimbangi perpustakaan sekolah dengan menyediakan koleksi yang bermutu dan bervariasi. Setiap mata pelajaran yang diajarkan di sekolah/digariskan dalam kurikulum harus di backup dengan baik oleh perpustakaan. Siswa yang menerima pelajaran di kelas, harus terus dimotivasi untuk terus belajar mengembangkan ilmunya melalui proses membaca di perpustakaan. Misalnya dengan memberi tugas membaca di perpustakaan, menceritakan kembali serta membuat laporan. Dengan menyediakan fasilitas belajar yang menyenangkan, dan kedekatan pustakawan dengan siswa akan membantu proses kenyamanan belajar di perpustakaan. Hasilnya siswa diharapkan bisa menguasai sekaligus mengembangkan mata pelajaran yang diterimanya di kelas. Pihak manajemen sekolah perlu mendukung kebijakan untuk cinta kepada perpustakaan sekolah. Misalnya saja memberi hadiah kepada siswa yang sering membaca di perpustakaan, serta menghimbau kepada guru untuk memotivasi siswa dalam melengkapi informasi dan pengetahuannya demi menunjang proses pendidikan serta daya serap terhadap mata pelajaran. 

       Dengan terbiasa membaca buku, siswa akan terasah otak dan pola fikirnya. Membaca harus dijadikan aktifitas siswa sehari-hari dalam menunjang pendidikan. Buku harus dicintai dan bila perlu dijadikan sebagai kebutuhan pokok siswa dalam membantu tercapainya tujuan pendidikan di sekolah. Jika ada kelebihan uang saku, daripada membeli mainan atau jajanan di sekolah, lebih baik membeli buku. Contoh lain dengan membentuk suatu kelompok baca, membeli secara patungan. Buku tersebut bisa dimanfaatkan secara bersama, atau pun bisa didokumentasikan ke perpustakaan sekolah. Idealnya, setiap perpustakaan sekolah mampu menyediakan minimal 2.500 judul buku. Judul sebesar itu tidak termasuk koleksi lama yang telah dipunyai, akan tetapi koleksi uptodate yang sangat dibutuhkan masyarakat sekolah. Dengan anggaran yang terbatas, perpustakaan sekolah harus menyediakan koleksi uptodate yang sedemikian besar jumlahnya demi kemajuan pendidikan.

4.Cara pemberdayaan koleksi di perpustakaan sekolah sebagai media pembelajaran siswa demi menunjang pendidikan di sekolah

       Untuk menambah koleksi yang bermutu dan variatif, perpustakaan sekolah juga bisa menempuh langkah sebagai berikut. Setiap siswa yang lulus sekolah, diwajibkan untuk menyumbangkan 1 buku untuk dijadikan koleksi perpustakaan. Akan tetapi langkah ini perlu disosialisasikan kepada seluruh siswa, guru, manajemen sekolah, bahkan wali siswa, agar tidak terjadi salah pengertian di kemudian hari. Dengan koleksi yang bermutu dan variatif, diharapkan akan menumbuhkan kegemaran membaca serta dapat meningkatkan kemampuan berbahasa  bagi para siswa di lingkungan sekolah serta dalam bemasyarakat.
Koleksi yang memadai merupakan jaminan tercapainya tujuan pendidikan, khususnya di sekolah. Formasi untuk koleksi di perpustakaan sekolah seyogyanya berisi 60 % mewakili buku non fiksi penunjang kurikulum, sedangkan 40 % berupa novel, majalah, CD, game, video, dsb. Tidak baik jika sebuah perpustakaan sekolah mengisi sebagian besar koleksinya dengan buku non fiksi saja/buku pelajaran semua. Karena siswa juga membutuhkan bacaan sebagai hiburan/refreshing seusai mereka berkutat dengan pelajaran di kelas. Pun demikian, sangat tidak baik juga apabila koleksi perpustakaan diisi dengan banyak buku-buku fiksi.

Karena itu perlu terus menerus mendukung perkembangan perpustakaan dengan memperbanyak koleksi, meningkatkan fasilitas dan layanannya agar peran dan fungsi perpustakaan sekolah dapat berjalan sebagaimana mestinya. Untuk itu sekolah harus menjamin ketersediaan buku-buku dan bahan-bahan bacaan yang bermutu. Konsekwensi logisnya pendirian perpustakaan di sekolah adalah menjadi suatu keharusan. Dimana dalam penyelenggaraannya harus memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan. Perpustakaan sekolah/madrasah sebagaimana dimaksud wajib memiliki buku teks pelajaran yang ditetapkan sebagai buku teks wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dalam jumlah yang mencukupi untuk melayani semua peserta didik dan para pendidik. Koleksi lain juga turut dikembangkan dalam rangka mendukung pelaksanaan kurikulum pendidikan. Dengan memanfaatkan koleksi perpustakaan secara optimal akan menimbulkan dan mengembangkan sikap otodidak siswa/pelajar.

       Agar tidak gaptek serta tidak ketinggalan informasi, koleksi perpustakaan juga perlu ditambah dengan akses internet, bisa berupa jurnal pendidikan atau pun informasi terkini lainnya. Pendidikan penelusuran informasi/browsing di internet harus diajarkan sejak pertama kali siswa masuk di sekolah, karena akan besar manfaatnya untuk membantu proses pendidikan yang berlangsung. Setelah itu perlu dilakukan pembinaan terprogram dan monitoring terhadap aktifitas siswa dalam ber-internet. Hanya informasi yang benar-benar bermanfaat saja yang bisa dijadikan sumber ilmu pengetahuan dan pelajaran siswa dalam kelas. Dengan internet, waktu pencarian terhadap sebuah informasi relatif lebih cepat. Dan informasi dari internet akan lebih uptodate. Apa pun masalah yang ditemui siswa, pasti ada solusinya di internet. Siswa juga dapat mengembangkan pelajarannya dengan dibantu sumber dari internet. Dengan internet siswa akan menjadi pelajar yang plus, prestasi pun sudah menanti di depan. Perpustakaan sekolah merupakan pusat masyarakat sekolah dalam mencari sumber informasi dan ilmu pengetahuan. Selain kinerja pustakawan sekolah serta koleksi yang baik, aktifitas layanan perlu diberdayakan guna mendukung peran perpustakaan sekolah. Aktifitas layanan perpustakaan sekolah akan banyak dipengaruhi oleh aktifitas siswa dalam memanfaatkannya. Sebagai mitra siswa dalam belajar, perpustakaan sekolah dapat merencanakan user education agar siswa memahami maksud dan tujuan layanan yang diberikan di perpustakaan.

Dengan perpustakaan umum/daerah, perpustakaan sekolah juga bisa bekerjasama dalam upaya memperbaiki dan meningkatkan layanannya kepada siswa, khususnya bagi siswa kelompok usia anak dan remaja. Kerjasama dapat dilakukan misalnya dengan melakukan study visit ke perpustakaan umum/daerah untuk mengetahui koleksi apa saja yang sesuai untuk siswa pada usia anak-anak atau remaja, serta layanan apa saja yang telah dihadirkan di sana. Sehingga sepulang dari perpustakaan umum/daerah, siswa akan memiliki wawasan tentang semua hal yang berkait dengan perpustakaan dan jasa layanannya. Sedangkan bagi perpustakaan sekolah, bisa berbenah ke dalam. Siswa yang senang dan sering memanfaatkan perpustakaan sebagai penyedia jasa informasi dan ilmu pengetahuan, akan terbantu dalam mewujudkan prestasi dan cita-citanya.

Dengan membanjirnya informasi dalam skala global, perpustakaan sekolah diharapkan tidak hanya menyediakan buku bacaan saja namun juga perlu menyediakan sumber informasi lainnya, seperti bahan audio-visual dan multimedia, serta akses informasi ke internet. Akses ke internet ini diperlukan untuk menambah dan melengkapi pengetahuan anak dari sumber lain yang tidak dimiliki oleh perpustakaan di sekolah. Menyikapi hal ini pustakawan sekolah dan guru perlu mengajarkan kepada murid untuk dapat mengenali jenis informasi apa saja yang diperlukan dan menelusurinya melalui sumber informasi tersebut di atas. Untuk itu diperlukan program pengetahuan tentang literasi informasi di sekolah. Dengan mengikuti program semacam itu murid diarahkan memiliki kemampuan untuk memecahkan masalah melalui informasi yang diperolehnya. Kemampuan ini juga kelak akan bermanfaat di kemudian hari dalam meniti perjalanan kariernya. Sejalan dengan keinginan untuk mewujudkan sebuah perpustakaan sekolah sebagaimana disebutkan, tentu harus ada kerja sama dan sinergi, termasuk apresiasi terhadap perpustakaan di antara para pustakawan sekolah, guru, kepala sekolah serta komite sekolah.

Kesimpulan

Jadi, hubungan perpustakaan sekolah dan pendidikan adalah dari perpustakaan sebagai pusat sumber ilmu pengetahuan dan pusat kegiatan belajar serta sumber ide-ide baru yang dapat mendorong kemauan para siswa untuk dapat berpikir secara rasional, siswa dapat mencari informasi-informasi yang diperlukan dan dapat terjalin sinergi antara pustakawan dan siswa yang akan berbuah prestasi bagi siswa juga kinerja yang baik bagi pustakawan sehingga perpustakaan sangat berperan dalam peningkatan prestasi belajar siswa sebab dapat mencerdaskan penggunanya, khususnya dalam mencetak siswa yang berprestasi. Terwujudnya perpustakaan sekolah yang berdayaguna diawali dari timbulnya kesadaran akan pentingnya pendirian, pengelolaan, penataan, dan pengembangan perpustakaan berdasarkan manajemen perpustakaan sekolah yang benar. Oleh sebab itu pemerintah mempunyai kewajiban untuk mengembangkan sistem nasional perpustakaan sebagai upaya mendukung sistem pendidikan nasional. Pemerintah melalui Departemen Pendidikan Nasional harus memiliki kebijakan yang tepat dalam pembinaan perpustakaan sekolah agar mampu mengemban peran dan fungsi perpustakaan sebagai sarana penunjang pendidikan .

Sumber Bacaan :

Agus Saputera. Mengembalikan Peran Perpustakaan Sekolah/ Madrasah. http://riau1.kemenag.go.id/index.php?a=artikel&id2=pustakamadrasah (Diakses Tanggal 2 November 2013)

Coretan kenanga. Hubungan perpustakaan dengan prestasi belajar di sekolah. http://soma-kenanga.blogspot.com/2011/06/hubungan-perpustakaan-dan-prestasi.html (Diakses Tanggal 2 November 2013)

Feryal Syafriandani. Pengaruh Perpustakaan Sekolah terhadap Mutu Pendidikan di Sekolah. http://tomaradeka.org/pengaruh-perpustakaan-sekolah-terhadap-mutu-pendidikan-di-sekolah/(Diakses Tanggal 2 November 2013)

HARY SAPUTRA. PERAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH.

http://haryelsaputra  fisip10.web.unair.ac.id/artikel_detail-45161-Info%20Perpustakaan Peran%20Perpustakaan%20Sekolah.html(Diakses Tanggal 2 November 2013)

Inyong Shubhi. Pengaruh Perpustakaan Terhadap Mutu Pendidikan.http://inyong-shubhi.blogspot.com/2012/05/pengaruh-perpustakaan-terhadap-mutu.html (Diakses Tanggal 2 November 2013)

Mujiati, A,Md. Peranan Perpustakaan Sekolah Terhadap Mutu Pendidikan di Sekolah.http://sdspawyatandaha2kdr.wordpress.com/2008/01/25/peranan-perpustakaan-sekolah-terhadap-mutu-pendidikan-di-sekolah/(Diakses Tanggal 2 November 2013)

Read More

Pengembangan Koleksi

KEBIJAKAN PENGEMBANGAN KOLEKSI

A.    Kebijakan Pengembangan Koleksi

Definisi Kebijakan

Kebijakan sebagai seperangkat prinsip dan strategi yang akan menjadi panduan mengenai tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kebijakan ini bisa dikembangkan dalam level organisasi atau insitusi (micropolicies), atau juga dalam tingkat regional, nasional, dan internasional (macropolicies).[1]

Sedangkan Stuert dan Moran menjelaskan bahawa kebijakan biasanya berasal dari sebuah keputusan awal dan menjadi pernyataan atau pengertian umum yang menjadi saluran berpikir dalam pengambilan keputusan di masa depan. Kebijakan ini menjadi panduan dalam bertindak, terutama dalam kegiatan sehari-hari, dengan maksud untuk menciptakan keseragaman dalam mengelola sebuah organisasi. Meskipun biasanya kebijakan dibuat untuk maksud yang baik, tapi pada intinya adalah membatasi. Ini karena kebijakan menentukan tindakan apa yang akan dilakukan akan mencegah penyimpangan dari aturan yang sudah disepakati. Kebijakan berusaha menghilangkan perbedaan yang biasanya berasal dari konflik pribadi dan tekanan lainnya.[2]

Kebijakan ini biasanya berfungsi untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil masih sesuai dengan filosofi dan tujuan organisasi. Bryson menilai kebijakan dalam sebuah organisasi dapat digunakan untuk:[3]

1.      Menangani masalah yang ada di dalam organisasi.

2.      Sebagai panduan setiap orang dalam pembuatan keputusan.

3.      Memastikan konsisten dalam pencapaian tujuan organisasi.

4.      Menjadi panduan dalam menangani masalah-masalah yang aktual.

5.      Menjelaskan nilai-nilai dan tujuan organisasi.

6.      Membuat komitmen dengan tujuan organisasi.

7.      Memenuhi hak-hak staf.

Dengan demikian dapat dinyatakan bahwa kebijakan adalah suatu ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara bertindak yang dibuat secera terencana dan konsisten dalam mencapai tujuan tertentu. Dengan kata lain kebijakan sebuah perpustakaan seharusnya dituangkan dalam bentuk yang jelas sehingga fungsi sehingga perpustakaan akan berjalan dengan baik.

Tidak ada definisi yang baku tentang kebijakan pengembangan koleksi. Snow juga mengatakan kurangnya definisi yang bener-bener tepat untuk menjelaskan kebijkan pengembanagn koleksi tertulis. Namun dengan menbaca definisi-definisi yang diberikan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa kebijakan pengembangan koleksi adalah suatu ketentuan atau ketetapan yang memuat prinsip-prinsip untuk mengarahkan cara-cara pengembangan koleksi perpustakaan yang telah disetujui oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab atas upaya penambahan dan perluasan koleksi di suatu perpustakaan. Di dalamnya mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaa, pendanaan, pemilihan, dan pengadaan bahan pustaka. Kebijakan pengembangan koleksi ini juga akan menjadi sebuah kerangka kerja dan sekumpulan paramater yang dijadikan sebagai acuan kerja oleh staf perpustakaan dan menilai pelayanan kepada pengguna perpustakaan.[4]

Kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijkan pengembangan koleksi harus disusun secara terrulis. Karena tanpa adanya kebijakan tertullis, kesalah pahaman bisa saja terjadi sehingga pengembangan koleksi ke arah koleksi yang mutakhir dan relevan dengan kebutuhan pengguna ytidak akan terpenuhi.[5]

Sedangkan menurut Wortman dalam Snow mengatakan kebijakan tertulis ini merupakan sebuah kristalisasi dari pemahaman setiap perpustakaan mengenai bagaimana koleksi perpustakaan bisa memenuhi misi dan tujuan perpustakaan tersebut. Menurut dishersebuah kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis harus selalu menjadi dokumen yang bisa di akses oleh siapa saja atau menjadi sebuah dokumen publik. Ini karena bila ada orang yang ingin membacanya dia akan tahu untuk siapa utamanya koleksi ditunjukan, siapa yang benar-benar bertanggung jawab dalam melakukan seleksi, bagaimana seleksi dilakukan, prioritas yang ada untuk koleksi, bahan pustaka yang tidak akan dimasukkan ke dalam koleksi, dan bagaimana koleksi dievaluasi, dirawat, dan digunakan.[6]

Kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh beberapa asas berikut ini:[7]

1.      Kerelevanan

Koleksi perpustakaan hendaknya relevan dengan aktivitas yang telah diprogramkan oleh perpustkaan ssehingga memudahkan pencapaian kinerja perpustakaan yang memuaskan para stakeholders. Pustakawan harus bisa mengantisipasi perkembangan yang terjadi pada masyarkat pengguna.

2.      Berorientasi kepada Kebutuhan Pengguna

Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Masing-masing jenis perpustakaan mempunyai pengguna yang berbeda, yang berbeda pula pola kebutuhan informasinya. Pustakawan harus bisa membaca kebutuhan berbagai kelompok pengguna yang dalam populasi yang dilayani perpustakaan.

3.      Kelengkapan

Koleksi perpustakaan hendaknya lengkap dalam arti terkait dengan kebutuhan para pengguna utama perpustakaan walaupun secara hakiki sudah di ketahui bahwa tidak mungkin bagi sebuah perpustakaan dapat memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Namun demikian, penting bagai pustakawan untuk dapat mendeteksi kebutuhan sehari-hari dari pengguna utama perpustakaannya sehingga dapat menjadi perpustakaan andalan para pengguna. Tentunya wajar sebuah perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya apabila apa yang dicari pengguna sering tidak bisa diperoleh di perpustakaan itu.

4.      Kemutakhiran

Koleksi hendaknya mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi mutakhir. Dengan demikian, perpustakaan harus megadakan dan memperbaruhi bahan pustaka yang menjadi koleksi. Sejumlah dana rutin diperlukan oleh perpustakaan untuk membeli berbagai bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna, yang jumlahnya tidak kecil mengingat semakin tingginya harga bahan pustaka yang beredar di pasaran.

5.      Kerja sama

Koleksi perpustakaan sebaiknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, pembina perpustakaan, pimpinan bahan induk, tokoh masyarakat , guru/dosen/peneliti, dan berbagai pihak lain tergantung jenis perpustakaannya. Dengan kerja sama yang baik, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna.

Dalam membuat kebijakan pengembangan kolekssi kita harus mengetahui:[8]

1.      Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan

Di dalam kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan ini kebijakan pengembangan koleksi sangat berpengaruh terhadap kelemahan dan kekuatan sebuah bahan pustaka, karena bahan, misalnya kelemahan koleksi tersebut tidak baik terhadap pengetahuan pemakai dan tidak mendukung aspek-aspek dalam proses pembelajaran, dan kekuatan bahan pustaka sendiri adalah suatu koleksi yang dapat menunjang sebuah pengetahuan pemakai dan dapat di jadikan suatu peningkatan kembali terhadap pemilihan koleksi.

2.      Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah

Di dalam poin kedua ini mengapa kebijakan di perlukan karena kita sebagai SDM yang mengelola perpustakaan akan dapat memberikan pelayanan kepada pengguna perpustakaan, dan bagai mana memberikan masukan kepada pengguna untuk proses penggunaan koleksi yang lebih baik.

3.      Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda atau yang tersedia secara pinjam antar perpustakaan.

B.     Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi

Fungsi kebijakan koleksi secara garis besar di bagi menjadi 3 kelompok sebagai berikut:[9]

1.      Fungsi perencanaan

Kebijakan pengembangan koleksi merupakan perencanaan yang mengatur prioritas dalam mengalokasikan sebagai sumber dana, setelah lebih dahulu mengenal siapa saja yang akan dilayani perpustakaan, mengetahui bidang ilmu apa yang akan di kembangkan, serta penelitian-penelitian yang akan dilakukan. Sebelum itu, perlu diketahui lebih dahulu profil koleksi perpustakaan, bidang ilmu apa yang dapat ditunda pengadaannya sampai tersedia dana lain. Untuk itu, perpustakaan harus dapat menentukan prioritas pengadaannya.

2.      Fungsi Komunikasi Internal

Perpustakaan perlu berkomunikasi dengan masyarakat sendiri, baik itu pimpinan badan induk, para penyandang dana, staf badan induk sebagai pengguna atau calon pengguna potensi, seperti dosen mahasiswa, guru, siswa, peneliti, masyarakat, tergantung pada jenis perpustakaannya. Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi ini memerlukan konsultasi dengan kelompok-kelompok tersebut dan diharapkan kegiatan dialog ini berlangsung secara kontinu.

Kebijakan pengembangan koleksi akan memberitahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain apa cakupan, serta ciri-ciri koleksi yang telah ada rencana untuk pengembangan selanjutnya. Apabila perpustakaan tidak dapat mengembangkan semua bidang ilmu yang dicakup dilembaga induknya secara merata atau tidak dapat memenuhi permintaan kelompok pengguna secara adil maka harus dibuat pernyataan sebagai penjelasan, kemudian di sebarluaskan. Keterbukaan ini akan lebihmemuaskan pengguna. Kebijakan pengembangan koleksi inilah yang dapat dijadikan sebagai dokumen pegangan dalam berkomunikasi dengan pihak-pihak internal. Kebijakan pengembangan koleksi merupakan pedoman bagi para selektor. Dengan adanya kebijakan, mereka bekerja lebih terarah karena sasran jelas dan dana yang terbatas dimanfaatkan dengan lebih bijaksana

3.      Fungsi Komunikasi Eksternal

Perpustakaan perlu memberitahu perpustakaan lain tentang rencana pengembangan koleksinya, termasuk  bidang ilmu yang akan dikembangkan. Hal  ini penting dilakukan sebagai upaya peningkatan kerja sama antar perpustakaan. Saling menginformasikan koleksi berikut rencana pengembangannya karena selain bertujuan untuk menghindari pemilikan koleksi yang sama, juga memungkinkan pengguna perpustakaan mendapat informasi dari sumber bahan pustaka yang lebih luas.

C.    Manfaat Kebijkan Pengembangan Koleksi

Banyak sekali manfaat dari kebijakan pengembangan koleksi. Untuk itu, daftar berikut ini akan memerinci manfaat tersebut:[10]

1.      Menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar utuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi.

2.      Menginformasikan kepada setiap orang prioritas pengoleksian.

3.      Mendorong pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi.

4.      Menghasilkan komitmen pada tingkat tertentu sesuai dengan sasran organisasi.

5.      Menentukan standar untuk materi yang bisa masuk ke koleksi dan mana yang masuk, menghadapi, masalah sensor dengan menjelaskan bahan macam apa yang akan dibeli dan menunjukan bahwa kebijakan tersebut didukung oleh para administratot lembaga yang bersangkutan.

6.      Mengurangi pengaruh dari pemilih tunggal dan bis perorangan. Memberikan sebuah sarana pelatihan dan orientasi bagi staf baru.

7.      Memberikan sebuah sarana pelatihan dari orientasi bagi staf baru.

8.      Membantu menjamin kekonsistenan dari bagi staf baru.

9.      Memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes maupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna.

10.  Membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi, membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gedung atau di keluarkan dari koleksi.

11.  Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran.

12.  Membantu dalam perencanaan anggaran jangka panjang dengan menetapkan prioritas-prioritas dan garis besar sasaran pengembangan.

13.  Menjadi sebauh alat dalam menilai kinerja secara keseluruhan dari program pengembangan koleksi.

14.  Memberikan informasi kepada pihak-pihak luar perpustakaan tentang tujuan dari pengembangan koleksi.

15.  Membantu memilih cara terbaik untuk pengadaan, misalnya langsung dari penerbit atau melalui jobber.

16.  Membantu menetapkan metode untuk menilai bahan sebelum dibeli.

17.  Membantu merencanakan bentuk-bentuk kerja sama dengan perpustakaan lai, seperti pinjam antar perpustakaan, kerja sama dengan pengadaan.

Sedangkan Gorman dan Howes memberikan penjelasan manfaat dan fungsi dari kebijakan pengembangan koleksi sebagai berikut:[11]

1.    Menjadikan staf perpustakaan mengetahui dan benar-benar berkomitmen pada tujuan dari perpustakaan, membantu mereka mengidentifikasi kebutuhan pengguna baik yang jangka pendek atau jangka panjang, dan untuk membantu penyusunan prioritas alokasi dana.

2.    Membantu memastikan bahwa perpustakaan berkomitmen untuk melayani semua pengguna perpustakaan, baik saat ini ataupun di masa yang akan datang.

3.    Membantu membuat standar dalam melakukan penyeleksian dan penyiangan koleksi.

4.    Menginformasikan pengguna, staf, dan perpustakaan lainnya mengenai cakupan koleksi yang ada dan memfasilitasi koordinasi dalam melakukan pengembangan koleksi antar institusi.

5.    Membantu meminimalisir kesalahan dan ketidaksinambungan dalam proses seleksi.

6.    Sebagai alat bantu untuk melatih staf baru.

7.    Membantu menjamin keberlangsungan koleksi secara berkelanjutan antara satu staf dengan staf lainnya.

8.    Membantu dalam melakukan evaluasi pribadi staf itu sendiri atau evaluasi yang dilakukan oleh pihak luar.

9.    Membantu memperlihatkan bahwa perpustakaan benar-benar berjalan.

10.                        Menyediakan informasi untuk digunakan dalam penyusunan anggaran perpustakaan.

11.                        Membantu melakukan efisiensi dalam pembuatan keputusan sehari-hari yang akan membantu staf perpustakaan baru.

12.                        Sebagai sarana untuk menangani ketidak puasan baik dari staf perpustakaan ataupun pengguna perpustakaan.

IFLA menyimpulkan ada empat pertimbangan mengapa sebuah perpustakaan harus memiliki kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis yakni untuk kepentingan:[12]

1.      Seleksi

Fungsi utama dari kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis adalah untuk menyediakan penduan kepada staf perpustakaan dalam melakukan seleksi dan deseleksi untuk dijadikan koleksi. Ini setidaknya akan mengurangi perbedaan pendapat antar staf dalam melakukan seleksi untuk mencapai sasaran utama dalam kegiatan pengembangan koleksi. Kebijakan ini juga akan memastikan ada kesinambungan dan konsistensi dalam melakukan seleksi.

2.      Perencanaan

Sebuah dokumen kebijakan menyediakan dasar-dasar yang kuat untuk melakukan perencanaan, dengan cara membantu dalam menentukan mana material yang menjadi prioritas, khususnya di saat sumber finansial cukup terbatas. Ini menyediakan dasar untuk alokasi yang berimbang dalam menentukan koleksi mana ang benar-benar harus dimiliki, dan membantu alasan mengapa suatu sumber informasi dibeli atau dijadikan koleksi perpustakaan.

3.      Hubungan masyarakat

Pernyataan kebijakan secara formal bisa menjadi berguna bagi perpustakaan saat berurusan dengan pengguna, penyelenggara, dan badan penyokong dana. Kebijakan ini akan menyatakan tujuan dari perpustakaan, memperlihatkan akuntabilitas, dan komitmen pada tujuan-tujuan yang telah di setujui. Idealnya, pembuatan kebijakan ini juga mengikutkan partisipasi baik dari pengguna perpustakaan dan penyelenggaranya sehingga ini akan meningkatkan komunikasi antar perpustakaan dan penggunanya. Kebijakan ini akan menjadi seperti sebuah kontrak dengan pengguna perpustakaan karena kebijakan tersebut berfungsi untuk memperlihatkan apa yang pengguna perpustakaan bisa harapkan pada koleksi perpustakaan ataupun pada pelayanan lainnya.

4.      Jaringan dan kerjasama

Sebuah perpustakaan tidak akan bisa memenuhi semua kebutuhan penggunanya. Perpustakaan-perpustakaan sebaiknya berkumpul bersama dalam sebuah kerja sama, aliansi, ataupun konsorsia. Ada baiknya antar perpustakaan tersebut saling mengetahui apa yang menjadi koleksi di perpustakaannya masing-masing. Sebuah kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis akan menjadi dasar dalam melakukan kerja sama dan berbagai sumber informasi, baik itu secara lokal, regional, nasional, atau bahkan secara internasional.

D.    Pembuat Kebijakan

Proses pembuatan kebijakan pengembangan koleksi dimulai oleh sekelompok orang yang peduli dengan masa depan perpustakaannya. Mereka berdiskusi bagaimana cara terbaik untuk mengembangkan perpustakaannya. Disamping itu mereka juga merencanakan, mendesain, dan melaksanakan kebijakan tersebut sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui, sehingga nantinya akan tercipta layanan perpustakaan yang prima dengan menggunakan anggaran dana secara bijaksana.[13]

Futas berpendapat dalam pembuatan kebijakan atau perencanaan sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut:

1.      Merumuskan hal-hal yang perlu untuk dilakukan dan diselesaikan oleh tim perencanaan.

2.      Mengumpulkan berbagai jenis informasi dan dengan jumlah yang tepat pula untuk mendukung pembuatan keputusan.

3.      Memformulasikan dan menuliskan kebijakan yang telah disepakati bersama.

4.      Menentukan langkah selanjutnya setelah kebijakan itu dibuat atau dengan kata lain melaksanakannya dan mengambil manfaat dari kebijakan yang telah dibuat.

E.     Isi Kebijakan Pengembangan Koleksi

Isi kebijakan pengembangan koleksi diawali dengan penjelasan singkat tentang misi perpustakaan dan sasaran yang ingin dicapai deskripsi masyarakat yang ingin dilayani kemudian dilanjutkan dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:[14]

1.      Penjelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab atas pengelolaan perpustakaan dan siapa yang diberi wewenang untuk seleksi

2.      Metode pemilihan, pengaturan anggaran, komposisi masyarakat yang dilayani dan informasi berupa :

a.       Pedoman dan kriteria seleksi, b.

b.      Daftar timbagan buku (riview) tipe timbangan buku yang digumakan untuk seleksi.

3.      Masalah-masalah khusus didaftarkan dengan terperinci, misalnya jenis bahan pustaka yang tidak dikoleksi, berapa kopi dari satu judul, penjilidan, penggantian buku atau bahan pustaka yang hilang.

4.      Penjelaskan mengenai komposisi koleksi yang akan dikembangkan dibagi atas subjek dan keterangan mengenai prioritas. Tiap bidang subyek disarankan untuk terperinci sebagai berikut:

a.       Tingkat kedalaman, yaitu koleksi yang sudah ada, penambahan yang sedang berjalan, penambahan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan program.

b.      Bahasa.

c.       Cakupan priode kronologis.

d.      Format yang dibeli/tidak dibeli.

e.       Siapa yang bertanggung jawab atas seleksi.

5.      Bahan pustaka yang berbahasa asing.

6.      Jenis bahan pustaka berserta definisi tiap jenis dan kategorinya, keterangan masa yang dibeli, mana yang tidak, dan pentingnya bahan pustaka tersebut bagi koleksi atau pemakai.

7.      Hadiah dan cara penagananya.

8.      Pinjam antar perpustakaan, jaringan dan bentuk kerjasama  lain yang berpengaruh terhadap perkembagan koleksi.

9.      Kriteria dan tata cara  penyiangan.

10.  Sikap perpustakan terhadap sensor dan masalah lain yang berkaiitan dengan intellectual  freedom.

F.     Unsur-unsur Kebijakan Pengembangan Koleksi

Untuk melaksanakan pengembangan koleksi perpustakaan secara terarah perlu ada ketentuan yang jelas sebagai pegangangan bagi selektor. Terlebih dulu disebutkan tugas dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan. Oleh karena itu disusun kebijaikan yang isinya menyebutkan mengenai prioritas, penolakan, persetujuan atas bahan pustaka yang dipilih. Kebijakan ini dinilai sangat berguna dalam menentukan kebijakan ini. Kebijakan dibuat sebaiknya tertulis sehingga klau timbul masalah dapat dirujuk kembali pada kebijakan yang sudah ditetapkan itu. Hal-hal yang perlu di pertimbangkan dalam membuat kebijakan diantaranya sebagai berikut:[15]

1.      Program lembaga induk perpustakaan

2.      Kelompok-kelompok pengguna yang ada dalam popolasi yang dilayani

3.      Kebutuhan pengguna

4.      Jenis koleksi

5.      Kriteria bahan pustaka

6.      Jumlah eksemplar

7.      Bahan-bahan pustaka yang dikoleksi.

Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:[16]

a.       Pustakawan.

b.      Wakil Sivitas  Akademika.

c.       Wakil Unit Penelitian dan unit lain yang terkait.

Kalau melihat ketentuan-ketentuan yang harus dicakup didalamya kebijakan pengembangan koleksi adalah hal yang rumit untuk dikerjakan. Tapi bagai manapun juga kebijakan ini harus dibuat oleh sebuah perpustakaan. Masalah anggaran yang sedikit bukan hambatan perpustakaan dalam pembuatan kebijakan, agar koeksi suatu perpustakaan tidak menyimpang dari tujuan perpustakaan didirikan. Untuk pengguna perpustakaan umum harus bersifat terbuka, perlu banyak kewaspadaan dalam menentukan kebijakan tersebut. Pembuatan kebijakan seharusnya tidak terlalu ketat dann gterperinci sehingga tidak memberikan banyak  ruang gerak. Sebaliknya jangann terlalu longar pula sehingga tidak menjadi pegangan.

Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan  pengembangan koleksi:[17]

1.      Pernyataan kebijakan umum.

2.      Pernyataan akan tingkat koleksi.

3.      Pernyataan tentangberagam pokok persoalan.

1.      Pernyataan Kebijakan Umum

Pernyataan ini berisikan, antara lain tentang misi perpustakaan, pernyataan yang jelas mengenai institusional secara keseluruhan untuk perpustakaan, mengetahui kelompok dan program utama beserta programnya, menetapkan  prioritas umum yang berkaitan dengan seleksi bahan pustaka, serta dapat juga berisikan hal yang berhubungan antara kerjasama antar perpustakaan

Pernyataan-pernyataan seperti “sanggup melayani kebutuhan informasi dari komunitas” memiliki nilai yang sangat kecil dan konkrit tergantung dari keseriuasan pustakawan untuk mewujudkanya. Faktor-faktor yang seharunya ada dalam kebijakan umum diantaranya sebagai berikut:

a.       Deskripsi umum secara singkat dari komunitas layanan (kota, negara, sekolah atau bisnis).

b.      Identifikasi khusus untuk pelayanan para langganan.

c.       Sebuah pernyataan umum berkenaan dengan parameter dari koleksi.

d.      Deskripsi terperinci dari jenis-jenis program atau pola kebutuhan yang harus dipenuhi oleh koleksi.

a.       Kebijakan seleksi

Kebijakan ini berisi pernyataan prosedur pelaksanaan seleksi, alat bantu yang akan digunakan, serta metode yang harus diikuti dalam menentukan buku , jurnal dan bahan pustaka lainya yang akan dijadikan seleksi. Didalam pedoman prosedur pelaksanaan, seleksi ini perlu mencantumkan siapa yang bertanggung jawab untuk menentukan bahan pustaka yang perlu dibeli dan juga kriteria yang diipakai untuk mengevaluasi materi tersebut.

Terdapat beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam seleksi bahan pustaka yaitu:

1)      Wibawa penulis buku dan pentingnya buku untuk pemustaka/pengguna.

2)      Isi bahan pustaka cukup bermakna bagi pengembangan pengetahuan pengguna.

3)      Bahasa bahan pustaka.

4)      Kwalitas bahan pustaka itu harus memadai.

5)      Harga bahan pustaka itu pantas, dibandingkan dengan penggunanya.

6)      Bahasa yang digunakan baik dan di kuasai  oleh pengguna.

7)      Terbitan yang baru memdapat prioritas utama di bandigkan dengan terbitan lama.

8)      Bahan pustaka renik.

9)      Setiap bahan pustaka rujukan.

10)  Semua buku diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas.

11)  Mediabahan pustaka dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Beberapa pertimbangan dalam seleksi bahan pustaka rujukan adalah sebagai berikut:[18]

1)      Apakah susunan bahan pustaka cukup sistematis sehingga mudah dalam penggunaanya

2)      Macam entri yang digunakan

3)      Apakah bahan rujukan itu dilengkapi dengan indeks

4)      Kelengkapan dan ketelitian rujukan

5)      Kualitas terbitan yang cukup baik

6)      Kepakaran penyusun harus diteliti

7)      Untuk rujukan  luar negeri harus di teliti apakan relevan dengan kondisi dan situasi  yang ada di indonesia

a.      Kebijakan pengadaan

Kebijakan lainya yang cukup penting adalah kebijakan pengadaan yang berisi  prosedur yang harus dipakai  dalam memperoleh bahan pustaka, termasuk membuat format pemesanan ,daftar agen yang akan diajak, untuk mengadakan berbagai macam bahan pustaka, prosedur yang akan digunakan dalam memperlakukan preformed invoice, dan menentukan bahan  pustaka akan dtempatkan dimana, apabila ada beberapa perpustakaan di instansi tersebut misalnya:

Cara memperoleh bahan pustaka adalah berikut ini:[19]

1)      Pembelian

Pembelian buku dapat dilakukan ditoko lokal, baik buku terbitan  lokal atau luar negeri. Namun buku-buku dari luar negeri sangat terbatas. Perpustakaan dapat memesan judul buku yang diinginkan pada toko buku tertentu atau pada agen baik yang ada di dalam negeri ataupun luar negeri. Sekarang ini penerbit luar negeri juga melayani pembelian dari perpustakaan secara langsung. Masalah dengan pembelian dari luar  negeri adalah adminitrasi pertanggung jawabanya kepada bagian keuangan lembaganya teruama bagi sebagian besar instansinya. Selain itu pembelian buku juga bisa dilakukan melalui internet. Contohnya untuk melanggan majalah ilmiah (jurnal) biasanya perpustakaan harus menghubungi penerbit jurnal tersebut baik untuk terbitan lokal maupun luar negeri.

2)      Pertukaran

Tambahan bahan pustaka  dapat diperoleh melalui pertukaran bahan pustaka antara  perpustakaan satu dengan yang lain atau dengan perpustakaan yang ada di salah satu instansi. Perpustakaan harus menghubungi lembaga-lembaga, perguruan tinggi,  organisai yang berjalan dibidang ilmu yang sejalan dengan ilmu yang di kembangkan untuk diajak bekerja sama dalam pertukaran bahan pustaka.

3)      Hadiah

Perpustakkan dapat memperoleh bahan pustaka yang diberikan sebagai hadian karena dengan adanya hadiah berarti perpustakaan dapat menghemat biaya pengeluaran. Hadih  baru dapat diterima bila memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Yaitu apakah bidang ilmu dari koleksi yang diterima sesuai dengan bidang ilmu yang sedang dikembangkan perpustakaan tersebut atau tidak.

2.      Pernyataan akan tingkat koleksi

Berisikan daftar secara terperinci tentang bidang ilmu yang dikembangkan perpustakan dan keadaan koleksi saat itu, serta format informasai yang dikoleksi. Selain itu, menyatakan bidang ilmu apa  yang kuat dan bidang ilmu apa yang lemah koleksinya sehingga perlu di kembangkan. Perlu di cantumkan bagaimana keadaan koleksi yang di inginkan di masa yang akan datang. Pada bagian ini banyak pekerjaan pustakawan pada pengembangan koleksi harus berbicara dengan pengguna mengenai bidang-bidang subjek yang dibutuhkan  kemudian merumuskan pembicaraan tersebut. Semua pekerjaan ini dilakukan dengan sasaran pencapaian keseimbangan subjek yang tepat dan pemasokan kebutuhan informasi dari komunitas yang dilayani. Berikut ini adalah kategori  utama :

a.      Pengguna

·         Orang dewasa

·         Remaja

·         Anak-anak usia sekolah

·         Anak-anak prasekolah

·         Penyadang cacat

·         Dosen/guru

·         Peneliti

·         Pegawai

·         Mahasiswa

·         Alumni

b.      Format

·         Buku

·         Terbitan berkala

·         Surat kabar

·         Bentuk-bentuuk mikro

·         Slide

·         Film dan vidio

·         Foto-foto

·         Rekaman audio

·         Sumber daya online

·         Brosur

·         Dokumen pemerintah

·         Peta

·         CD-ROM dan laser disc

·         Perangkat lunak

3.      Pernyataan Beragam Pokok Persoalan

Bagian dari pernyataan kebijakan pengembangan koleksi ini berisi tentag perlakuan terhadap bahan pustaka yang diterima sebagai hadiah,  penyiangan (weeding), evaluasi terhadap pengembangan koleksi, masalah protes dan keluhan, serta sensor. Semua itu penting karena kberkaitan dengan pengembangan koleksi.

a.      Hadiah

Peraturan yang sangat penting dalam penerimaan bahan pustakan yang berbentuk hadiah adalah jangan tambahkan bahan pustakayang diterima melalui hadiah kedalam koleksi, kecuali sangat diperlukan oleh pengguna dan perpustakaan yang seharusnya membeli bahan itu. Jangan lah menambah  bahan pustaka hanya karna diiperoleh dengan gratis. Jika bahan pustaka itu tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna maka akan menimbulkan masalah dalam penyiangan.

Kebijakan tertulis mengenai hadiah haruslah jelas menyatakan apakah perpustakaan hanya dapat menerima bahan koleksi sesui dengan kebuuhan pengguna dan apakah perpustakaan boleh materi yang tidak di  inginkan oleh pemustaka dengan perpustakaanmenerima koleksi pribadi dan menempatkan di lokasi berbeda jika donornya menyediakan dana. Hadiah dan sumbangan  uang adalah sarana yang baik  dalam pengembagan koleksi, namun perpustakaan harus memberikan kebebasan dalam menggunakan semua itu.

b.      Penyiangan

Penyiangan itu berbeda dari perpustakkan satu ke perpustakaan lain, tapi semua perpustakaan akan menghadapi masalah penyiangan. Bahkan perpustakaan besar pun akan memutuskan koleksi tertentu disimpan di tempat yang memiliki fasilitas untuk mengaksesnya lebih tidak memadai, misalnya di lantai lebih atas lagi  atau bahkan digudang. Kebijakan ini berkitan dengan siapa yang melakuakan, kriteria ruang lingkup, frekuensi, tujuan dari program tersebut.

Penyiangan menjelaskan kriteria koleksi yang akan masuk dalam proses penyiangan. Dengan adanya pernyataan ini akan membantu menghindari perpustakaan dari keluhan atau protes yang datang dari pengguna perpustakaan yang menanyakan koleksi.

Sekarang ini penyiangan sangat berkaitan dengan terbitan berkala, belum  menyentuh materi lain. Beberapa faktor yang mempengaruhi berapa banyak duplikat yang harus dibelli dan berapa lama penyianganya di koleksi adalah lamanya masa laris buku itu, jumlah pembaca yang berminat, sifat dari pemanfaatan buku tersebut, dan kondisi keuangan perpustakaan.

c.       Evaluasi koleksi

Evaluasi sangatlah penting dalam pengembangan koleksi. Kebijakan tersebut harus menunjukan apakah prosese tersebut digunakan untuk masalah internal, seperti mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan koleksi ataukah untuk tujuan-tujuan perbandingan atau mungkin untuk meninjau kinerja para pemilih bahan pustaka. Dalam kebijakan ini perlu ditentukan metode  evaluasi koleksi yang dianggap cocok dengan situasi dan kondisi perpustakaan yang bersangkutan.

d.      Masalah protes dan keluhan serta sensor

Setiap perpustakaan pasti akan menghadapi masalah protes atau keluhan tentang mengapa koleksi tertentu ada di koleksi dan materi yang lain tidak ada di koleksi. Masalah utama yang berkaitan dengan pertanyaan apa saja yang ada di koleksi, dan pertanyaan membatasi koleksi pada bidang-bidang tertentu. Tanpa kebijakan yang jelas, pustakawan akan menjawab tidak tepat atau berubah-ubah dari waktu ke waktu dan para penanya yang berbeda sehingga kredibilitas pustakawan dalam mengembangkan koleksi bisa diragukan oleh pengguna dan pendonor.

e.       Penggembangan koleksi bersama

Seperti yang telah diketahui di era informasi telah tetjadi eledakan informasi , dimana didunia ini sudah beredar bannyak publikasi sehingga tidak dapat diketahui berapa banyak publikasi yang beredar di pihak lain, di berbagai negara-negara apalagi di negara berkembang ekonomi negara semakin terasa  sulit. Hal itu berakibat terhadap pembiayaan terhadap perpustakaan. Untuk mensiasati keadaan tersebut, sudah lama pustakawan-pustakawan melakukan pengembangan koleksi.

Pada dasarnya ada 3 konsep dalam pengembangan koleksi diantaranya adalah:[20]

1). Pengembangan koleksi bersama, yaitu sebuah mekanisme dimana dua atau lebih perpustakaan mengadakan perjanjian dimana setiap perpustakaan mempunyai tanggung jawab dalam mengembangkan koleksi dalam ilmu tertentu, dan mereka akan saling meminjamkan koleksi tersebut dengan gratis.

2). Pengembangan tekoordinasi. Dalam pengembangan ini suatu perpustakaan mengadakan perjanjian membeli bahan pustaka atau bersama-sama menanggung biaya tersebut

3). Pengadaan bersama adalah dimana setiap  anggota memasukan pesanan bersama suatu produk atau jasa, dan setiap anggota menerima produk atau jasa  itu.

Ketiga konsep itu biasanya akan menuju pada pengguanaan bersama koleksi antara anggota. Dampak  lain adalah perlunya para anggota yang berkerja sama untuk mempunyai katalog yang dapat saling di akses. Dalam pengembangan koleksi bersama ini setiap anggota memiliki  asumsi bahwa anggota-anggota yang lain telah berusaha semaksimum untuk saling mengisi dalam melayani pengguna akan meningkatkan adanya kerja sama ini. Ada enam keuntungan yang bisa  diperoleh dalam kerja sama pengembangan koleksi adalah:

a.       Meningkatkan akses pengguna terhadap bahan pustaka yang lebih beragam dan yanng lebih mendalam untuk subjek tertentu karena adanya pembgian subjek itu sehingga fokus dalam subjek tersebut.

b.      Melebarkan sumber daya yang terbatas

c.       Adanya pembagian tugas dalam pengembangan koleksi pada subjek tertentu bisa mengurangi kepusingan pustakawan

d.      Pembagian dalam pengembagan koleksi akan mengurangi duplikasi kepemilikan bahan pustaka

e.       Akan menambah keutungan bagi pengguna tanpa mendatangi banyak perpustakaan

f.       Para anggota dapat saling memecahkan masalah yang dihadapi karena adanya pertukaran informasi dapat berjalan lancar.

Dengan adanya  konsep perpustakaan digital  ini maka pengguna bersama  koleksi akan lebih mudah. Perpustakaan tidak dipusingkan lagi  degan kemungkinan hilangnya bahan pustaka yang di pinjam dari perpustakaan lain karena sudah terhubung langsung dengan internet. Namun dengan koleksi  digital yang di  akses melalui internet mengakibatkan akses ke internet akan sangat tinggi, karena di nilai sangat murah dan mudah.

PENUTUP

Kesimpulan

Dalam membaut kebijakan pengembangan koleksi kita harus mengetahui hal-hal berikut ini:

1.      Kekuatan dan kelemahan koleksi perpustakaan.

2.      Pengguna yang kita layani dan bagaimana mereka berubah.

3.      Sumber-sumber informasi lain yang tersedia di sekitar lingkungan pengguna perpustakaan anda yeng tersedia secara pinjam antar perpustakaan.

Ada 3 fungsi kebijakan pengembangan koleksi, yaitu berikut ini:

1.      Fungsi perencanaan.

2.      Fungsi komunikasi internal.

3.      Fungsi komunikasi eksternal.

Banyak sekali manfaat kebijakan pengembangan koleksi, antara lain berikut ini:

1.      Menjadi dokumen untuk sosialisasi kepada masyarakat, sebagai standar untuk menginformasikan kepada setiap orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi.

2.      Membantu menjamin kekonsistenan dari waktu ke waktu walaupun staf pengelola beganti.

3.      Memberikan pedoman kepada staf dalam menghadapi protes maupun keluhan dari para pengambil keputusan dan pengguna.

4.      Membantu dalam penyiangan dan mengevaluasi koleksi, membantu identifikasi bahan pustaka yang perlu dipindahkan ke gudang atau dikeluarkan dari koleksi.

5.      Membantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran.

Pada dasarnya ada 3 unsur utama dalam kebijakan pengembangan koleksi, yaitu berikut ini:

1.      Pernyataan kebijakan umum.

2.      Pernyataan akan tingkat koleksi.

3.      Pernyataan tentang beragam pokok persoalan.

Read More